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Spannender IMIG-Projektbericht über ein Business Excellence Programm bei einem Produktionsunternehmen in China

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Während Lean Thinking zur globalen Mainstream-Management-Philosophie wird, ist Lean Administration bereits zum Modell für Verwaltungsmanagement der Zukunft geworden. Schaffen Sie kundenorientierte und fehlerfreie Abläufe, indem Sie Verschwendungen vermeiden und ein Arbeitsumfeld schaffen, das die Kreativität und Vitalität der Mitarbeiter fördert.
Das immer schneller werdende globale Geschäftsumfeld zwingt Unternehmen und Organisationen dazu, ihre Konzepte und Technologien in Hinsicht auf geschäftliche Herausforderungen ständig neu zu evaluieren. Durch Lean Administration können Unternehmen und Organisationen ihre Geschäftsprozesse anpassen und ihre Kernkompetenzen verbessern, indem sie die Sensibilität, Steuerbarkeit und Transparenz von Geschäftsprozessen erhöhen.

Lean Administration basiert auf dem Prinzip des "Flow" und verbessert damit Geschwindigkeit und Genauigkeit des Informationsaustausches in der Wertschöpfungskette. Die Umsetzung von "Lean" ist in der Administration schwieriger als in der Fertigung. Das Wichtigste ist es, den Informationsfluss zu visualisieren, um Verschwendungen zu identifizieren, die aus den laufenden Prozessen eliminiert werden können - so nähert man sich schlussendlich der Zielsetzung an.

Lean Administration soll Unternehmen und Organisationen verändern, indem Prozesse durch Konzepte & Prinzipien des TPS (Toyota Production System) und Lean Tools (z.B. visuelles Management, Durchflussverfahren und schnelle Entwicklung von Administratoren) optimiert werden. Lean Administration kann die Effizienz von Geschäftsprozessen deutlich erhöhen, die Servicequalität steigern, Kosten senken und die Reaktionsgeschwindigkeit und Kundenzufriedenheit verbessern (sowohl interner als auch externer Kunden).

Zur Verbesserung der aktuellen Situation der Verwaltung konzentrieren wir uns auf die Prozessoptimierung und die Gesamteffizienz des Unternehmens - die Verbesserungsprojekte umfassen:

  • Einführung und Implementierung von Prozessabbildungen
Die Methode "SIPOC" ermöglicht tiefgreifendes Verstehen von Prozessen. Ein Geschäftsprozess wird hier als eine Sammlung von Aktivitäten definiert, die einen oder mehrere Inputs hat und ein oder mehrere Ergebnisse erzeugt, die einen Mehrwert für den Kunden darstellen. Durch detaillierte SIPOC-Analyse und sorgfältige Abbildung der aktuellen Prozesse können die Wertschöpfungspunkte leicht ermittelt werden. Zwischenzeitlich hilft das RACI-Diagramm, die Reihenfolge von Aufgaben/Aktivitäten in Prozessen mit eindeutigen Verantwortlichkeiten deutlich zu machen. Mit diesen Methoden können Mitarbeiter Verschwendungen und unpassende Prozesse  intuitiv verstehen - dies kristallisiert wesentliche Verbesserungspotenziale in den Prozessen heraus und führt schließlich zum optimierten, einfachen Workflow.

  • Standardisiertes Arbeiten und kontinuierliche Verbesserung
Standardisierte Arbeit ist Arbeit, bei der die Reihenfolge der Arbeitselemente effizient organisiert ist und immer wieder vom selben Teammitglied verfolgt wird. Die Umsetzung von standardisierter Arbeit ist das Grundprinzip von Lean und bildet das Grundgerüst der Verwaltungsarbeit, darüber hinaus ist sie außerdem maßgeblich für kontinuierliche Verbesserung.

Die Vorteile der Implementierung sind:

Standardisierung & Vorhersagbarkeit der Ergebnisse

Sicherstellung effektiver und transparenter Arbeitsabläufe

Verbesserte Vergleichbarkeit

Festlegung von Verbesserungsbenchmarks

Vorhersagbarkeit der Ergebnisse

Erhöhung der Verarbeitungskapazität

Entwicklung der Mitarbeiterqualifikationen

  • Implementierung von Schemata und automatischen Datenbanken
Verbesserung der Logistik zwischen verschiedenen Aktivitäten/Aufgaben der indirekten Bereiche - Identifikation und nachfolgende Optimierung der Abhängigkeiten und Zusammenhänge. IMIG haben Schemata und automatische Datenbanken implementiert, um den manuellen Eingabeaufwand zu reduzieren - sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Effizienz wurden erheblich verbessert, die Ergebnisse der meisten Berichte sind sehr zufriedenstellend und führten zu einfachen Verfahren und Standardberichten, verbesserter Effizienz, Kommunikation und Effektivität.

  • Einführung von KATA
KATA-Training ist Standard in allen Toyota-Werken. Es ist ein genial einfaches Managementsystem zur Erreichung zweier gleichermaßen wichtiger Ziele:

Meisterung von Herausforderungen, die über die derzeitigen Fähigkeiten einer Person oder eines Teams hinausgehen und Entwicklung von Führungskräften, Vorgesetzten und Experten als Trainer zur Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, Anpassung und Innovation. Dies geschieht durch einfache tägliche, leicht zu erlernende und zeitsparende Routinen.

Die Einführung von KATA bietet einen tiefen Einblick in zwei grundlegende Verhaltensmuster, die den Kern der KATA-Methodik bilden: den 5-Fragen-Coaching-Dialog & schnelle Verbesserungszyklen. Für das Management ist KATA wichtig, weil es die Kernroutinen zur  Verbesserung durch zyklische Fragen aufzeigt und mit der aktuellen Arbeitsweise vergleicht. Das ermöglicht es schließlich, den Mitarbeitern zur Erreichung der Unternehmensziele neue Herausforderungen zu stellen.

Lean Administration ist ein kontinuierliches Verbesserungssystem, das die Arbeitseffizienz steigert, die Reaktionszeit verkürzt und den Wettbewerbsvorteil im Betrieb erhält. Darüber hinaus stellen wir häufig fest, dass Unternehmen in der Anfangsphase der Implementierung von Lean-Praktiken gerade in Verwaltungsprozessen viel profitieren, indem sie das gesamte Unternehmen effektiv nutzen und z.B. die Moral der Mitarbeiter oder die finanzielle Performance steigern.

Die Unterschiede zwischen Lean Administration und konventioneller Administration sind enorm. Wir schätzen, dass die Vorteile einer Lean Administration - insbesondere bei Geschäftsprozessen wie Reaktionsgeschwindigkeit, Effektivität und finanzieller Performance - die Vorzüge einer konventionellen Administration absolut in den Schatten stellt. Lean Administration basiert auf den Wertschöpfungsketten, die die Gesamteffizienz von End-to-End-Prozessen betonen (und nicht nur die Optimierung einzelner Prozesse). Dies erfordert, dass die Verwaltungsprozesse an die Wertschöpfungsprozesse angepasst werden, welche quasi die Produkte Kundenbedürfnisse sind.

Das Feedback der Kunden ist zufriedenstellend und wir haben gehört, dass der ROI durch die Kunden für die Verbesserung des Verwaltungsbereichs bis zu 200 Prozent betragen kann.

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